회의록 자동 요약을 붙이고 나서 좋아진 게 분명히 있다. 예전에는 회의록이 절반쯤만 남았는데 지금은 거의 다 남는다. 받아쓰기의 정확도도 이제 시비 걸 수준이 아니다.
그런데 반년쯤 지나서 “그때 그거 어떻게 하기로 했죠”를 찾을 일이 생겼을 때, 예전보다 더 오래 걸렸다. 기록은 더 많은데 답을 못 찾았다.
요약과 결정은 다른 산출물이다
이유는 단순했다. 요약은 발언을 압축하지 결정을 추출하지 않는다. “A안과 B안을 논의했고 비용과 일정 측면에서 의견이 오갔다”는 정확한 요약이지만, 결정이 뭔지는 안 적혀 있다. 실제로 결론이 안 났을 수도 있고, 났는데 요약이 못 잡았을 수도 있다. 읽는 사람은 둘을 구분할 수 없다.
사람이 쓰던 회의록에는 이게 있었다. 분량이 짧고 문장이 거칠어도 “B안으로 감. 김OO 확인 후 금요일까지” 같은 줄이 들어갔다. 회의록을 쓰는 사람이 그 회의의 목적을 알고 있었기 때문이다.
그래서 한 줄을 따로 만든다
해법이랄 것도 없다. 요약과 별개로 결정 줄을 따로 남기게 했다. 형식은 세 칸으로 고정했다 — 무엇을, 누가, 언제까지.
“누가”를 빼면 안 된다. 실제로 가장 자주 비는 칸이면서, 반년 뒤에 가장 아쉬운 칸이기도 하다. 무엇을 하기로 했는지는 어떻게든 복원되는데 누가 맡기로 했는지는 복원이 안 된다.
이 세 칸을 채우는 데 걸리는 시간은 1분이 안 된다. 다만 회의가 끝나는 순간에 해야 하고, 그건 도구가 대신 못 한다 — 결정을 한 사람이 아니면 뭐가 결정인지 모르기 때문이다.
이 주장이 안 맞는 경우
결정이 목적이 아닌 회의에는 해당하지 않는다. 브레인스토밍이나 공유 목적의 자리에서 결정 줄을 억지로 채우게 하면, 결정이 아닌 것을 결정처럼 적게 된다. 그건 기록이 없는 것보다 나쁘다.
도구 쪽에서 결정 추출을 자동으로 해 주는 기능도 나와 있고 점점 나아지고 있다. 다만 지금 수준에서는 “~하기로 했다”는 표현이 나온 문장을 골라 오는 정도라, 말로 안 하고 끄덕임으로 끝난 합의는 못 잡는다. 그 빈칸을 사람이 안 채우면 결국 같은 자리로 돌아온다.
또 회의가 하루에 대여섯 개씩 있는 조직이라면 이 규칙 자체가 부담이 된다. 그럴 땐 회의 수를 먼저 손보는 게 맞고, 그건 도구로 풀 문제가 아니다.
이 글에 쓴 근거
- 이 글은 외부 자료 인용 없이 저자의 실무 판단만으로 쓴 짧은 노트다.
필자는 AI 솔루션 공급사에 재직 중이다. 이 글은 개인 견해이며 소속사 입장과 무관하다.
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